Главная / Документоведение / Классификация документов

Классификация документов

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределение документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация документов – это система соподчинения документов, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в многообразии документов.

Классифицировать документы значит делить их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род — совокупность документов, имеющих определенный общий признак. Виды – второй уровень деления. Подвид – третий. Разновидность – четвертый.

Классификация документов – многоступенчатое, иерархическое и дихотомические деление документов на роды, виды, подвиды, разновидности и пр.

Иерархия – расположение документов в порядке от высшего к низшему (документàизданиеàнепериодическое изданиеàкнига).

Дихотомия – последовательное деление документов одного класса на 2 вида, подвида, разновидности и т. д. (опубликованный/неопубликованный документ, периодический/непериодический документ и т. д.)

В основе общей классификации 3 блока признаков: информационная составляющая, материальная составляющая, условия бытования документа.

Существует следующая общая классификация документов:

· по информационной составляющей,

· по содержанию,

· по уровню обобщения информации (первичные/вторичные),

· по характеру знаков средств фиксации информации (текстовые и не текстовые),

· по мерности записи информации,

· по предназначенности для восприятия информации (человеко-/машиночитаемые),

· по каналу восприятия информации (визуальный, тактильный, аудиальный, аудиовизуальный),

· по степени их распространенности (опубликованный, неопубликованный, непубликуемый),

· по способу документирования (рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, электронный),

· по физической составляющей документа,

· по материалу носителя информации (бумажный, пленочный, пластиночный),

· по материальной конструкции или форме носителя информации (листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, комбинированный),

· по обстоятельствам их бытования и внешней среде (регулярность выхода в свет: периодические/непериодические, место выхода в свет: оригинал/копия, место происхождения: региональный/национальный/),

Организационно-управленческие (деловые) документы делятся на:

1. Д. по общим и адм. вопросам. Составляются работниками всех подразделений предприятия.

2. Д. по функциям управления. Составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

· По способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино — и фотодокументы).

· По сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, документы по труду, отчетно-статистические).

· По наименованию (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д.).

· По содержанию (простые (посвящены одному вопросу)/сложные).

· По характеру содержания (первичные/вторичные (обобщаюи исходную информацию первичных документов)).

· По месту составления (внутренние/входящие/исходящие)

· По грифу ограничения (доступа) (открытые/с грифом ("ДСП", "комм. тайна", "конфиденциально", "секретно", "сов. секретно")).

· По происхождению (официальные или служебные (составленные юр. или физ. лицом и оформленные в установленном порядке, отража. щие интересы организации)/личные).

· По юридической силе (оригиналы=подлинники/копии/отпуски (под копирку с оригинала, подписью не заверяется)/заверенные копии/выписки (часть документа, заверенная подписью и печатью)/дубликаты (повторные экз. подлинника, имеющие такую же юр. силу)).

· По форме изложения (=степени унификации) (индивидуальные (разовый, в свободной форме)/трафаретные/типовые/примерные/унифицированные).

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

· По срокам исполнения (срочные/несрочные).

· По срокам хранения (временного (до 10 лет)/долговременного (>10 лет)/постоянного).

· По степени обязательности (информативные/директивные).

Оставить комментарий