Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов.
Контроль исполнения включает в себя:
-постановку на контроль;
-предварительную подготовку и регулирование хода исполнения;
-снятие с контроля;
-направление исполненного документа в дело;
-учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
-информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем предприятия.
При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которая обозначается буквой «К» или словом, штампом со словом «контроль». Контроль осуществляет служба ДОУ, секретариат.
Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Сроки исполнения документов исчисляются в днях. Сроки определяются руководителем, если в тексте документа не указана дата, к которой требуется прислать ответ.
Без указания даты документы с пометкой «срочно» исполняются в 3-хдневный срок; по запросам депутатов – в 30 дней; по поручениям Правительства федеральным органом в течении 10 дней; по письмам МИДа – 15 дней, а с согласованием – 30 дней; по обращениям граждан, поступившим в организацию и требующим дополнительного изучения и проверки, ответы предоставляются в течение 30 дней, а по остальным обращениям – 15 дней. Если последний день выпадает на выходной, то срок исполнения документа переносится на следующий рабочий день.
Исполнитель может обратиться к руководителю о переносе не менее 3 дней срока исполнения документа. При этом информируется служба ДОУ, секретариат. Приостановить исполнение может только вышестоящий орган. При уходе работника, исполняющего контрольный документ в отпуск и т. д., он обязан у руководителя получить резолюцию о передаче документа на исполнение другому сотруднику.
При длительном сроке исполнения документов, контроль производится не реже 1 раза в год, при сроке в несколько месяцев, контроль осуществляется не реже 1 раза в месяц, при сроке исполнения в 1 месяц, или около того, не реже 1 раза в 10 дней и за 5 дней до окончания срока.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель организации, установивший срок исполнения с отметкой в деле, с указанием номера дела, в котором хранится документ.
По исполнению документа на нем проставляется отметка об исполнении, подпись руководителя и дата.