Главная / Информационные основы систем управления / Создание форм. Привязка информационных полей через взаимосвязи

Создание форм. Привязка информационных полей через взаимосвязи

Лабораторная работа № 5

Цель работы: создание форм и элементов управления с помощью Мастера и Конструктора. Привязка информационных полей через взаимосвязи.

Краткие теоретические сведения

Обычно разработчик базы данных создает структуру таблиц и запросов, но заполнением таблиц информацией он не занимается. Для этого есть специальные кадры, выполняющие функции наборщиков. Для упрощения их труда разработчик базы может подготовить специальные объекты – формы. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.

Зачем нужны формы? Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют по крайней мере четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу. Во-первых, малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам (самому ценному из того, что есть в базе). Представьте, что будет, если новичок «наведет порядок» в таблице банка, хранящей расчетные счета клиентов. Во-вторых, разные люди могут иметь разные права доступа к информации, содержащейся в таблицах. Например, один имеет право вводить только имена и адреса клиентов, другой – только номера их расчетных счетов, а третий – только денежные суммы, хранящиеся на этих счетах. Сговор между этими людьми должен быть исключен. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу. В-третьих, ввод данных в таблицу – чрезвычайно утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же элементы управления форм настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка. И, наконец, в-четвертых, надо вспомнить, откуда берется информация для баз данных. Как правило, ее берут из бумажных бланков (анкеты, заявления, накладные, счета, описи, ведомости, справки и т. п.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

Создание форм. Как и другие объекты Access, формы можно создавать вручную или автоматически, причем несколькими способами. В отличие от таблиц и запросов формы состоят из многочисленных элементов управления, и oт того, насколько аккуратно эти элементы расположены на экране, зависит внешний вид формы. Автоматические средства позволяют создавать аккуратные формы и не задают пользователю лишних вопросов. Начинать

Работу лучше с них.

Создание формы с помощью Мастера. С помощью Мастера форма создается всего в четыре этапа:

1) выбор полей, данные для которых можно будет вводить в форме;

2) выбор внешнего вида формы (один из четырех);

3) выбор фонового рисунка формы (один из десяти);

4) задание имени формы.

Все эти пункты достаточно хорошо объяснены в Мастере и не требуют никаких пояснений. Готовую форму можно сразу же использовать для просмотра существующих записей или для ввода новых. Структуру формы составляют ее разделы, а разделы содержат элементы управления. Создадим форму с помощью Мастера, взяв за основу все поля из таблицы «Выдача книг».

Разделы формы. Самый простой способ познакомиться с разделами формы состоит в том, чтобы взять готовую форму, например созданную с помощью Мастера, и посмотреть ее структуру в режиме Конструктора. Обратите внимание на то, что рядом с ней открывается панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы. Размеры разделов и размеры рабочего поля формы можно изменять с помощью мыши. В структуре формы четко видны три раздела: раздел заголовка формы, область данных и раздел примечания формы.

Все, что содержится в области данных, является элементами управления. В рассматриваемом случае присутствуют элементы управления только двух типов: связанное поле (то, что в него вводится, поступает и в одноименное поле таблицы) и присоединенная надпись (называется так, поскольку перемещается вместе со своим элементом управления). Содержание присоединенной надписи совпадает с названием связанного поля, но это можно и изменить.

Создание надписей. Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении их взаимного расположения.

При рассмотрении приемов создания новых элементов управления воспользуемся тем фактом, что Мастер, создавший форму, не заполнил ее раздел заголовка. Перетащив вниз разделительную границу между заголовком и областью данных, мы можем освободить вверху достаточно места для создания крупной надписи. На панели элементов существует специальный элемент управления для создания заголовков, который называется «Надпись». Щелкнув по нему, а потом по форме, мы получаем текстовую рамку, в которую можно вводить произвольный текст. При вводе текста не надо заботиться о его форматировании. Неважно, как он выглядит и где расположен. Закончив ввод, надо нажать клавишу «ENTER», после чего можно приступать к оформлению текста. Для форматирования элемента управления его надо сначала выделить. Для этого служит инструмент «Выбор объектов». При выделении элемента управления вокруг него образуется рамка с восемью маркерами (по углам и по центрам сторон рамки). Рамку можно растягивать или сжимать методом перетаскивания границ. При наведении на маркер указатель мыши меняет форму, принимая вид открытой ладони. В этот момент рамку можно перемещать. Особую роль играет левый верхний маркер рамки. При наведении на него указатель мыши принимает форму указательного пальца. О роли этого маркера мы расскажем чуть позже. Когда объект выделен, можно изменять параметры шрифта, метод выравнивания текста и другие элементы форматирования. Это выполняют обычными средствами форматирования, доступными через соответствующую панель инструментов Access. Если щелкнуть на выделенном элементе правой кнопкой мыши, откроется его контекстное меню, в котором имеются дополнительные возможности изменения оформления.

Создание и редактирование связанных полей. Заголовок таблицы, который мы только что создали, не связан ни с одним из полей таблицы. Поэтому элемент управления «Надпись» еще называют свободным полем. Текст, введенный в него, остается неизменным независимо от того, какую запись в этот момент просматривают в форме. Совсем иначе обстоит дело с элементами управления, в которых отображается содержимое полей таблицы. Такие элементы управления называют связанными полями. Для их создания служит элемент «Поле» на панели инструментов. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления – «Присоединенная надпись». Она перемещается вместе со связанным полем и образует с ним единое целое. Оторвать поле от присоединенной надписи позволяет уже упомянутый маркер, расположенный в левом верхнем углу. При наведении на него указатель мыши принимает форму указательного пальца. В этот момент связанное поле можно оторвать от присоединенной надписи и перемещать отдельно. Перемещать элементы управления и изменять их размеры с помощью мыши не слишком удобно. Гораздо удобнее использовать для этой цели курсорные клавиши в комбинации с клавишами «SHIFT» или «CTRL». В первом случае происходит изменение размеров элемента управления, а во втором – изменение его расположения. Чтобы элементы управления располагались в форме ровными рядами, существуют специальные команды выравнивания. Сначала надо выделить группу элементов управления с помощью инструмента «Выбор объектов» (группа выбирается при нажатой клавише SHIFT), а потом дать команду «Формат – Выровнять и выбрать метод выравнивания».

Прочие элементы управления формы. При создании формы вручную элементы управления размещают на ней так, как удобно проектировщику. Созданные элементы управления формы выравнивают с помощью команды «Формат – Выровнять». Кроме рассмотренных выше элементов управления «Надпись» и «Поле», существует еще несколько полезных элементов управления:

1) переключатели (с ними можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию);

2) флажки (действуют аналогично переключателям, но, в отличие от них, допускают множественный выбор, удобны для управления режимами сортировки данных);

3) список (может содержать фиксированный набор значений или значения из заданного поля одной из таблиц, позволяет не вводить данные, а выбирать их из списка);

4) поле со списком (применяется так же, как и список, но занимает меньше места в форме, поскольку список открывается только после щелчка на раскрывающей кнопке);

5) командные кнопки (с каждой из них можно связать какую-либо полезную команду, например, команду поиска записи, перехода между записями и др.);

6) вкладки (позволяют разместить много информации на ограниченной площади, на них размещают другие элементы управления);

7) поле объекта OLE (служит для размещения внешнего объекта, соответствующего принятой в Windows концепции связывания и внедрения объектов). Объектом, как правило, является иллюстрация, например фотография, но это может быть и видеозапись, и музыкальный фрагмент, и голосовое сообщение).

Существуют два типа полей для размещения объектов OLE: свободная рамка объекта и присоединенная рамка объекта. В первом случае рамка не связана ни с каким полем таблиц базы данных. Объект, находящийся в ней, выполняет роль иллюстрации и служит для оформления формы. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблицы. В ней отображается содержимое этого поля. Это содержимое может меняться при переходе от одной записи к другой.

Привязка информационных полей через взаимосвязи. Во второй лабораторной работе мы рассмотрели простейший пример базы данных предприятия, в которую входили таблицы «Сотрудники», «Отделы», «Должности», «Штатные единицы». При этом таблица «Штатные единицы» формировалась на основе ключевых полей остальных таблиц. Таблица имела следующий вид (табл. 7).

Таблица 7

Таблица «Штатные единицы»

Код

Код сотрудника

Код отдела

Код должности

Ставка

1

1

1

1

150

2

2

1

2

100

3

2

2

1

150

4

3

2

1

120

Очевидно, что такой вид таблицы неудобен для заполнения. Если у вас будет несколько десятков работников, отделов и должностей, их будет невозможно удержать в памяти. Но и переключаться между таблицами, чтобы посмотреть, какой записи какой номер соответствует, тоже неудобно. Лучше всего было бы заполнять таблицу, имеющую следующий вид (табл. 8).

Таблица 8

Таблица «Штатные единицы», форма для заполнения

Код

Код сотрудника

Код отдела

Код должности

Ставка

1

Иванов И. И

Бухгалтерия

Руководитель

150 000

2

Петров П. П.

Бухгалтерия

Бухгалтер

100 000

3

Петров П. П.

Отдел автоматизации

Руководитель

150 000

4

Сидоров С. С.

Отдел автоматизации

Инженер

120 000

Для того чтобы исходная табл. 7 приняла такой вид, используют привязку информационных полей через взаимосвязи. Рассмотрим привязку на примере таблиц «Сотрудники» и «Штатные единицы». Нужно, чтобы числовые значения поля «Код сотрудника» таблицы «Штатные единицы» заменялись на соответствующие значения из поля «Имя сотрудника» таблицы «Сотрудники». Поле «Код» таблицы «Сотрудники» имеет тип «Счетчик», а поле «Код сотрудника» таблицы «Штатные единицы» – числовой тип.

Необходимо выполнить такую последовательность действий: открыть таблицу «Штатные единицы» в режиме Конструктора, выбрать поле «Код сотрудника» и перейти на вкладку «Подстановка». Указать тип элемента управления «Поле со списком». В качестве «Источника строк» выбрать таблицу «Сотрудники». Таблица «Сотрудники» содержит поля «Код», «Табельный номер» и «Имя сотрудника». Поскольку нам достаточно видеть поле «Имя сотрудника», в строке «Ширина столбцов» введите 0; в этом случае обнуление означает, что первые два столбца выводиться не будут. В целом параметры подстановки должны иметь следующий вид (рис. 13).

Тип элемента управления

Поле со списком

Тип источника строк

Таблица/запрос

Источник строк

Сотрудники

Присоединенный столбец

1

Число столбцов

3

Заглавия столбцов

Нет

Ширина столбцов

0см;0см

Число строк списка

8

Ширина списка

Авто

Ограничиться списком

Да

Рис. 13. Параметры подстановки для поля «Код сотрудника»

Открытие таблицы в режиме просмотра позволяет получить следующий результат (табл. 9).

Таблица 9

Таблица «Штатные единицы» в режиме просмотра

Код

Код сотрудника

Код отдела

Код должности

Ставка

1

Иванов И. И

1

1

150 000

2

Петров П. П.

1

2

100 000

3

Петров П. П.

2

1

150 000

4

Сидоров С. С.

2

1

120 000

Настройка взаимосвязи оставшихся полей устанавливается аналогичным способом. Тот же результат можно получить, если настроить на соответствующей форме элемент управления «Поле со списком».

Задание к лабораторной работе

1. Привязать через поля-коды реальные информационные данные о читателях (Фамилия, Имя, Отчество и Домашний телефон), о книгах (Название, Автор) в таблице «Выдача книг».

2. Создать автоформы по всем таблицам БД «Библиотека».

3. Создать формы по всем ранее созданным запросам, с подключением соответствующих отчетов (с кнопками перехода на просмотр и печать отчета).

4. Создать формы на основе необходимых полей таблиц БД «Библиотека», которые позволят:

А) осуществлять в наиболее удобной форме оформление нового заказа на книги;

Б) осуществлять поиск и вывод в подчиненной форме информации о книге по выбранной теме.

5. Создать главную форму, с которой будет осуществляться переход на все другие объекты БД. Предусмотреть возврат из второстепенных форм на главную. На главной форме должны размещаться:

А) кнопка перехода на форму для работы с автоформами таблиц (причем переход между формами таблиц должен быть осуществлен с учетом связей между таблицами базы данных);

Б) кнопки открытия форм из пункта 4;

В) кнопка перехода на форму просмотра отчетов по запросам;

Г) кнопка выхода из приложения;

Д) кнопка просмотра информации о БД и ее разработчике.

Оставить комментарий